Nos astuces pour réussir l’organisation d’un événement
Au départ, cela peut sembler facile d’organiser un événement comme une soirée, mais vous vous rendrez vite compte qu’il y a plusieurs étapes à suivre pour s’assurer que le tout soit un succès. Nous vous avons donc trouvé quelques conseils pour réussir l’organisation de votre journée spéciale.
Faites un plan
Qu’il s’agisse de la création d’un site internet ou bien l’organisation d’un événement, la première étape est très souvent de faire un plan. En effet, en sachant dès le départ ce qui est attendu, il vous sera plus facile de prendre des décisions éclairées. Par exemple, qui désirez-vous inviter? Quel est votre budget pour cette journée? Qu’est-ce qui est important pour vous et que désirez-vous éviter à tout prix? Plus votre plan sera détaillé, plus il sera facile de passer à travers les prochaines étapes.
Trouvez le lieu parfait
Une fois que vous avez bien défini vos besoins, il est temps de trouver le lieu parfait pour votre événement. Faites des recherches sur le web, allez visiter des endroits et demandez des soumissions pour avoir une idée des prix. S’il s’agit d’un événement comme un mariage ou une soirée avec plusieurs convives, il est recommandé de trouver le lieu dès que possible comme les dates peuvent être limitées. Veillez aussi à bien connaître les inclusions et les exclusions pour éviter les mauvaises surprises ou les frais supplémentaires. Demandez-vous aussi si le lieu en question est facile d’accès pour vos différents invités.
Pensez au moment idéal
Ensuite, selon les disponibilités du lieu choisi, vous devrez choisir le moment idéal pour votre événement. Est-ce une activité qui ne prendra que quelques heures ou toute la journée? Est-ce que cela aura lieu en semaine ou pendant le week-end? Aussi, pour augmenter les chances d’avoir un grand nombre de participants, pensez à les inviter quelques semaines ou mois avant.
Contactez les prestataires
Avec l’endroit et la date en main, il est maintenant temps de trouver et contacter les différents prestataires de votre événement. Encore une fois, n’hésitez pas à communiquer avec plus d’un pour avoir une idée des prix, mais aussi pour consulter leur portfolio. N’hésitez pas à leur envoyer des exemples de ce que vous désirez. Par exemple, dans le cas d’un mariage, vous aurez à penser au traiteur, au fleuriste, aux musiciens, au photographe, à la coiffeuse, etc. Vous aurez probablement à signer des contrats et envoyer des acomptes pour que la réservation soit acceptée.
Engagez un spécialiste en événementiel
Il se peut qu’à cette étape vous vous sentiez un peu dépassé par tout ce qu’il reste à faire. L’organisation de votre événement peut s’avérer plus complexe que prévu ou demander plus de temps. Pourquoi ne pas alors engager un spécialiste en événementiel pour vous donner un coup de main? Grâce à leur expérience, ces professionnels peuvent certainement vous aider à trouver les meilleures solutions ou prestataires selon vos besoins ou votre budget. Ils peuvent aussi être présents lors de l’événement afin que vous puissiez profiter un peu de cette journée.
Créez un site internet
Sur un autre ordre d’idées, pourquoi ne pas prendre le temps de créer un site internet en lien avec votre événement? Cette vitrine vous donnera l’occasion de regrouper toutes les informations concernant votre grand jour au même endroit. Ainsi, si l’un des participants a une question, il pourra consulter votre site pour trouver ses réponses. Par exemple, vous pouvez mettre des informations concernant les heures, la date ou l’endroit. Si les gens doivent se déplacer de l’extérieur, vous pourriez aussi ajouter une carte, des directions et même des suggestions d’hôtels où séjourner. Plusieurs personnes utilisent aussi les formulaires en ligne pour prendre les réservations ou les retours d’invitation.
Envoyez les invitations
Lorsque tout est enfin réservé, pensez à envoyer vos invitations. Il y a différentes façons de faire. Vous pouvez le faire en ligne grâce à des outils conçus spécialement pour cela comme Eventbrite, utilisez les réseaux sociaux ou une infolettre pour encourager les gens à s’inscrire. S’il s’agit d’un événement plus important ou officiel, il pourrait être pertinent d’envoyer les invitations par la poste. Encore une fois, de nombreux sites internet vous permettent de créer et de commander des invitations personnalisées grâce à des modèles prédéfinis. N’hésitez pas aussi à relancer les gens au besoin.
Faites des suivis réguliers
Finalement, notre dernière astuce pour organiser un événement réussi est de faire des suivis réguliers avec toutes les parties de cette journée. Que ce soit pour la salle, le traiteur ou les conférenciers, pensez à les contacter de temps à autre pour vérifier certains détails et vous assurer qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin pour répondre à vos attentes. Souvent, ce sont eux-mêmes qui vont vous contacter pour confirmer certains éléments ou poser des questions. Quelques jours avant votre événement, pensez à faire le tour avec tous les prestataires pour vous assurer que tout est prêt. Ainsi, vous aurez un peu de temps si jamais vous rencontrez un problème.
En conclusion, si vous désirez augmenter vos chances de réussir votre événement, il est préférable d’y aller une étape à la fois. Après avoir pris le temps de définir vos besoins, trouvez l’endroit et le moment idéal pour votre activité. Ensuite, pensez aux différents prestataires et à engager un spécialiste en événementiel au besoin.
Et si vous avez besoin d’aide pour promouvoir le tout, pensez à avoir une présence en ligne. Retrouvez nos trucs pour créer un site web pour votre événement en quelques clics. Bon succès!