Première étape: Contacter le client
Si un paiement est en retard, la première étape est de contacter votre client. Il se peut qu’il ait tout simplement oublié d’émettre votre chèque ou que l’argent soit dans la poste. Veillez aussi à bien avoir tous documents près de vous au besoin. Vous pourrez ainsi utiliser le contrat signé pour rappeler que selon les termes entendus, votre paiement est maintenant dû. Ne sautez pas directement à l’étape de la mise en demeure. Commencez par envoyer un courriel de courtoisie où vous indiquer que le paiement est en retard ou un état de compte. Si vous n’obtenez pas de suivi par courriel dans les 48 heures, essayez de contacter votre client par téléphone ou même d’essayer par la poste au besoin. La plupart du temps, une entente est trouvée et le chèque vous est parvenu rapidement.
Deuxième étape: Faire des pressions
Si vous avez discuté avec votre client et qu’après plus d’une semaine vous attendez toujours votre paiement, il est temps de faire des pressions. Restez ferme et n’acceptez aucune excuse de sa part si vous avez livré votre partie de l’entente. Vous pouvez décider de mettre des frais de retard sur la facture conformément à vos conditions ou bien de ne pas accepter de nouveau mandat tant que la dette ne sera pas réglée. Les conséquences peuvent aider à faire accélérer les choses. Ne travaillez pas gratuitement.
Si vous n’arrivez pas à joindre votre client et que celui-ci semble avoir disparu sans laisser de trace, faites des recherches sur le web. Est-ce qu’il s’agit d’un employé? Si c’est le cas, il n’est pas impossible qu’il ait changé d’emploi. Essayez de contacter une autre personne de l’entreprise ou bien le département de la comptabilité. Est-ce que les courriels rebondissent ou que son numéro de téléphone est hors service? Est-ce que son site web ou ses médias sociaux ont disparu? Si c’est le cas, vous aurez peut-être à demander à une agence de recouvrement.
Troisième étape: Les options légales
Si vous n’avez toujours pas de nouvelles de votre client ou qu’il vous trouve toujours des excuses, il est peut-être temps de passer aux options légales. Bien que cela peut vous sembler compliqué et ardu, rappelez-vous que tout travail mérite salaire. La mise en demeure a pour but de montrer que vous êtes prêt à utiliser des recours légaux. Il est important de transmettre la mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception. Il est possible de rédiger soi-même la mise en demeure ou de demander à un professionnel de le faire à votre place (un avocat, par exemple). N’oubliez pas de garder une copie et d’avoir la preuve que votre client a bien reçu la sienne. La mise en demeure n’est pas obligatoire, mais elle peut montrer votre sérieux dans cette affaire et servira en cas de saisine du juge.
L’étape suivante est la poursuite judiciaire. C’est à vous de décider si vous désirez vous rendre jusque là. Évidemment, nous vous conseillons de calculer le temps que ce processus prendra et de vérifier si le montant vaut tout ce travail. Vous pouvez adresser une requête au tribunal en remplissant le formulaire CERFA 12 948 si vous êtes en France et ainsi obliger votre client à payer ses dettes. Sinon, si le montant est élevé, vous pouvez aussi décider de passer en cour.
Quelques trucs pour prévenir le non-paiement
Puisqu’il n’est pas très agréable de vivre une situation où son client ne paie pas son dû, voici quelques conseils pour augmenter vos chances d’être payé à temps.
1- Faire un contrat
Prenez le temps de rédiger un contrat de travail détaillé avec vos conditions, puis exigez la signature de votre client avant de commencer le projet. Ainsi, votre client ne pourra dire qu’il n’était pas au courant des termes de paiement, de vos honoraires ou des frais de retard.
2- Ne tardez pas à envoyer la facture
Prenez l’habitude d’envoyer votre facture en même temps que votre travail et non pas quelques jours après. En plus de ne pas oublier l’envoi, il y aura plus de chance que votre facture soit traitée rapidement.
3- Offrir des avantages aux bons payeurs
Si vous pouvez vous le permettre, une façon d’encourager vos clients à devenir de bons payeurs est d’offrir un petit rabais lorsque ceux-ci envoient leur paiement rapidement. Cela pourrait être un rabais de 5% sur la facture totale lorsque le paiement est fait dans les 10 jours après la fin du projet. N’oubliez pas de le mentionner sur votre contrat.
4- Utiliser les acomptes
Si vous planifiez travailler pendant une longue période avec le même client ou s’il vous offre un projet important, pourquoi ne pas sécuriser vos paiements avec un acompte? L’acompte vous permet de fractionner les paiements. Vous pourriez demander un pourcentage de la facture avant de commencer, un autre pourcentage pendant et le reste du montant à la fin.
5- Proposer une banque d’heures
La banque d’heures est aussi une option intéressante puisqu’il s’agit d’heures de travail prépayées. C’est profitablet surtout pour vos clients réguliers qui peuvent ensuite utiliser vos heures pour différents travaux. N’hésitez pas à offrir un petit rabais pour les inciter à accepter. Par exemple, si vous facturez habituellement 40€ de l’heure, vous pourriez offrir une banque de 10 heures à 350€.
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En conclusion, n’hésitez pas à virer les mauvais payeurs si vous pouvez vous le permettre. Vous avez sans doute autre chose à faire que de courir après vos paiements. Établissez vos conditions et gardez votre temps pour les clients qui en vaillent vraiment la peine. Bonne continuation!